Esküvői 1×1: az időd elég, csak tudnod kell jól gazdálkodni vele

Ahogyan írtam: álom nélkül nincs valóra válás, de önmagában az álom megléte még nem tehet bennünket boldoggá. Segíteni kell neki, hogy kiléphessen a megfoghatatlanból és a kezünkben tarthassuk. Ez a valóra váltó csakis Te lehetsz. A Te álmod, a Te életed, a Te esküvőd. Segítséget persze hívhatsz: a párodat mindenképpen és kötelezően, a családodat, a barátaidat, a kiválasztott szolgáltatókat, de akár egy esküvőszervezőt is. Szükség is van rájuk, nem csupán a feladatok végrehajtásánál, hanem lelkitámaszként is. Látod majd, hogy bizony kell olykor a fejsimogatás vagy épp ellenkezőleg, a fejmosás. Minél nagyobbat álmodunk, annál több nehézségre számíthatunk ugyanis.

Mi az, ami segít, hogy kézben tarthasd a döccenőkön is a gyeplőt?

Az esküvő szervezési ütemterved (ESZÜ).

Olyan ez, mint egy kiváló üzleti vagy marketingterv, elengedhetetlen alapját képezi a sikernek. Sokan, sokféle javasolt határidőkkel leírták már, hogy mit, mikor érdemes foglalni. A hatékony ütemtervnek azonban a határidők csak egy igazán kis szeletét képezik. A lényeg inkább a hatékony időgazdálkodásban rejlik, vagyis abban a bizonyos „tudd!”-ban és „hogyan?”-ban. Így először erről beszélünk.

Szerencsére ezúttal számos jól kidolgozott módszert és alapelvet hívhatunk segítségül, amelyek egyébként nem csak az esküvőd szervezése, hanem az életed szervezése kapcsán is megfontolandóak. Ránk fér, mert nap mint nap hallak Titeket panaszkodni, hogy túlcsordultatok, elvesztetek, elfáradtatok.

Szögezzük le az elején: nem az időnk kevés, hanem a legtöbben nem tudjuk hatékonyan felhasználni a rendelkezésünkre álló órákat, napokat, éveket.

Stephen Covey egyik emlékezetes prezentációja az egyik kedvenc példám erre. Az előadás során felkér néhány vendéget, hogy egy átlátszó edénybe pakoljanak be nagyobb köveket és kisebb kavicsokat (az edény az idő, a kavicsok a feladatok). Sehogyan sem akar azonban sikerülni senkinek, hogy mindent beletegyen az edénybe, egészen addig, amíg módszert nem váltanak. Először a nagy köveket, majd a kisebbeket, végül az egészen apró kavicsokat teszik bele. Az edénybe így minden belefért tökéletesen kitöltve azt.

A tanulság? Az időhiányunkat rendszerint az okozza, hogy csak úgy nekivágunk a feladatoknak, mindenféle stratégia nélkül „teleszórva” a napunkat velük. Amikor azonban végiggondoljuk, rendszerezzük és rangsoroljuk a teendőket, használjuk az alapvető törvényszerűségeket és módszereket, hatékonnyá válunk anélkül, hogy erőlködnénk.

Lássuk hát azokat az alapelveket, amelyek megkönnyíthetik az esküvőd szervezését. Ezek jórészt közgazdaságtani törvények, de ettől ne ijedj meg, nagyon érthetőek és egyszerűek lesznek. Legyen inkább bizonyosság számodra, hogy ez az egész nem csak hókusz-pókusz.

A jó időgazdálkodás alapjai

1.       Az értékrend és a prioritások alapelvei

A korábbi részeknél már részletesen beszéltünk arról, hogy mekkora jelentősége van az álmok szövésének. Arról is, hogy álmot szőni úgy érdemes, hogy közben azt is mérlegeled, mi a legfontosabb számodra. Nincs szó itt sem másról. Cselekedni az értékrendszerünk, a számunkra igazán fontos álmok, célok mentén érdemes.

• Úgy, hogy először pontosan meghatározzuk azokat, majd hozzárendeljük azt is, mikorra szeretnénk elérni azokat (pl.: mikor béreled, veszed meg a kiválasztott menyasszonyi ruhádat).
• A különböző célok, tervek között fontos, hogy felállítsd a prioritási sorrendedet (pl.: először az álomhelyszínt, majd a ruhát kell foglalnod). Enélkül ismét csak elvesznél!
• Az így kapott céllista szerint pedig elkészíted a teljes (ESZÜ), majd a napi feladatlistádat. A feladataid mindig legyenek összhangban a prioritásokkal.

A prioritásokhoz egy törvényszerűséget érdemes ismerned. Az egyik a Pareto-elv (a közgazdaságtan egyik nagyon fontos törvénye), miszerint a ráfordítás 20%-ból származik az eredmény 80%-a. A 20% ez esetben a kulcsfeladataidból áll, amiket fel kell ismerned a számodra legfontosabb dolgokból kiindulva. Egy esküvőnél például nagy jelentőséggel bír mindig a helyszín, ezért annak megtalálása mindenképpen ide tartozik majd. Az viszont, hogy milyen cipőt viselsz, bármennyire sok időt is töltesz az álomtopán megtalálásával, nem lesz annyira mérvadó az esküvő felejthetetlenségét illetően. Éppen ezért a nem kulcsfontosságú dolgokat kezeld lazábban: limitáld, delegáld vagy egyszerűen felejtsd el; ugyanott a kulcsfeladatid kapcsán legyél nagyon tájékozott, nagyon alapos. Hogyha úgy érzed, valamiben gyenge vagy (pl: semmi hallásod), kérj segítséget (valakiét, aki ért a zenéhez és szívesen kutakodik neked jó zenekar vagy éppen dj után).

Nagyon fontos tudnod azt is, hogy mindenre nincs ugyan idő, de a legfontosabb dolgokra mindig van. Hiszen az csak a 20%-a a feladatainknak, nem?

2.       A felkészülés alapelvei

Az előkészület színvonala határozza meg a valóra válás minőségét. Vagyis a szervezés az esküvődet. A szervezési lépések kialakítása, majd ésszerű megtétele pedig a szervezés hatékonyságát.

Csináld így:

• Mielőtt bármibe is belefogsz, tervezd meg a lépéseket. Gondold végig a teendőket, és írd le. Alkalmazz napi feladatlistákat. Jó, ha már előző este megteszed ezt, hiszen akkor reggel nyugodt szívvel, tudatosan indíthatod a napodat.
• A leírt teendőket rangsorold prioritásuk szerint segítségül hívva a fontos-sürgős négyszöget és az ABCD rangsorolást.

Covey négyszögéről az első részben már beszéltünk, de lássuk kicsit részletesebben is miből állnak a részei:

a)      sürgős és fontos

b)      fontos, de nem sürgős

c)       sürgős, de nem fontos

d)      nem fontos és nem sürgős

Amikor szeretnél egy-egy feladatot besorolni, mindig arra gondolj, hogy mi a következménye, ha nem végzed el. Az alapszabály nem az, hogy mindent meg kell csinálni, ami azonnali határidejű és rettenetesen fontosnak látszik. Valójában, ami igazán fontos, az többnyire nem sürgős, a sürgős dolgok pedig nagyon ritkán igazán fontosak. A hatékonyság és a siker kulcsa a b) szekcióban rejlik, vagyis a fontos, de nem sürgős feladatainkban. Vagyis: a rohanás nélküli, átgondolt, értékrendünkhöz igazított, szervezett teendők végrehajtásában. Ide tartozik a megfelelő szolgáltató megtalálása és lefoglalása például.

A rangsorolásnál jussanak eszedbe Brian Tracy „békái”. Miről is beszélek? Arról a bizonyos békáról, amit le kell nyelni, a legrettegettebb feladatról, amihez aztán egyáltalán nincsen kedved vagy nehezen szánod rá magadat, mert tudod, hogy nem lesz egyszerű. (A vizualitás kedvéért: képzelj el három nagyon undorító békát, mindegyik ugyanannyira taszító számodra, csak más-más méretűek. Melyiket teszed ki először a kertbe? Bár nem szépséges a többi sem, valószínűleg a legnagyobb a jó választás az undor hatékony megszüntetéséhez. Ha a nagyobbak kimennek, a kicsi már nem is annyira ronda.) A béka általában „A” kategóriás feladat, vagyis kulcsfontosságú. Tracy alapelve kimondja, hogy ezt kell először megcsinálni, mert, ha már túl vagy rajta, minden sokkal vidámabban és könnyebben megy utána, mert nem fog többé frusztrálni.

Visszautalva a Pareto-elvhez, az összeírt napi 10-20 feladatodból valószínűleg 3-4 lesz maximum „A” kategóriás. Ezeket mindenképpen meg kell ugyan csinálnod, de ennyi bele is fér bőven egy napba. A többit átteheted másik napra, ha nem boldogulsz velük. A lényeg azonban meglesz és meglátod, ez mekkora megkönnyebbülés minden nap. Halogatsz ugyan, de ez amolyan okos halogatás, mert van ilyen is. Soha ne halogass azonban „A” típusú feladatot, mert azzal csak görgeteg magad előtt a továbblépés akadályait.

Amikor megvan a rangsorod, rendelj hozzá határidőket (ez majd a nagy egésznél, vagyis a napi feladatokat összefogó ESZÜ-nél is nagyon lényeges.). A határidőknél ne feledd, hogy a Parkinson törvény kimondja, hogy a munka mindig kitölti az elvégzésére szánt időintervallumot akár rövid, akár hosszú határidőről van szó. Élj vele, hogy ismered ezt a törvényt és játszd ki. Tűzz ki közelebbi határidőket, persze a realitásnál maradva. Meglátod, javarészt rövidebb idő alatt is teljesíthetőek a feladataid, maximum le kell mondanod a felesleges szörfözgetésről a neten. A határidőknél az esküvőd esetén azt is figyelembe kell majd venned, hogy érdemes, sőt szükséges is a helyszíneket személyesen megnézni, a szolgáltatókkal személyesen találkozni és egyeztetni. Valószínűleg egy-egy feladat több szakaszból fog majd állni, ezekhez pedig külön-külön határidők tartoznak majd.

3.       A részekre bontás alapelve

Már az előzőekből is kitűnt, hogy egyszerre csak egyet érdemes lépni. Nem csak feladatról-feladatra van ez így, hanem a nagyobb feladatokon belül is érvényes. Ahogyan egy hatalmas csülköt sem tudunk egyszerre a szánkba venni és lenyelni, úgy a nagy feladatokat is képtelenség egycsapásra megoldani. Bontsd hát részekre őket. Használd itt is az ABCD módszert.

A különböző feladatok között azonban ne ugrálj ide-oda, mert csak széttördeled magad, aztán már azt sem tudod, miből, mit is csináltál meg. Ha belekezdtél, vidd végig az adott időintervallumra kitűzött feladatot. Óh, és még egy trükk. A hasonló feladatokat érdemes egy csokorba fogni, mert az elsőnél elkezdett lendület visz majd magával. A gyárakban is hatékony, tudod, ha egyféle munkát csinálnak egyszerre, márcsak azért is, mert az ismétlés rutint ad a munkásnak, a rutin pedig gyorsaságot, azzal pedig időt spórolsz.

 

Tanuld meg delegálni a feladatokat!

Azzal kezdtük, hogy nem szükségszerű egyedül „megvívnod a hétfejű sárkánnyal”. Az esküvőszervezés társasjáték, csapatmunka. Tudom, ilyenkor annyira nehéz bármit is másra bízni, kiadni a kezedből, de hidd el, sokkal jobban jársz, mintha betemeted magad a tennivalókkal, majd beleőrülsz. Hogyha nem telepedsz rá túlságosan senkire, és csak annyi feladatot adsz át, amit tényleg elbír, meglesz a jutalmad: időnyerés, idő, amit együtt tölthettek például pihenéssel. Ráadásul biztosan vannak olyan dolgok, amikhez Te kevésbé értesz, de van valaki a környezetedben, aki ebben nagyon profi és szívesen részt is vesz aktívan az életetek egyik kiemelt eseményében. Ő sokkal ügyesebben és gyorsabban ellátja a feladatot majd.

A delegálás egyik lehetősége: az esküvő szervező

Itt kell szót ejtenünk az esküvő szervezőkről is. Hiszen az ő munkájuk éppen ez: valósággá váltani, amit megálmodtál, lépésről-lépésre véghezvinni a teendőket. Nem nélküled, hanem helyetted, ez nagyon fontos.

Azt tapasztalom, hogy alapvetően három dolog miatt húzódzkodnak a párok egy szervező megbízásától:

1. félnek, hogy így elveszítik a személyesség varázsát
2. tartanak attól, hogy a szervező a saját berkein belül lévő (akikhez érdeke fűződik) szolgáltatókat ajánlja majd csak nekik
3. úgy gondolják, hogy ez jelentős és felesleges plusz költséggel terheli őket (mert a szervező magas díjat kér vagy, mert rajta keresztül drágábbak a szolgáltatók).

Nos, a fenti félelmek jórészt alaptalanok.

Te (Ti) ugyanis ugyanúgy részese lehetsz a szervezésnek, a vágyaid életre kelésének, ugyanúgy meglesz a választási jogod, a válogatási élményed, mintha esküvő szervező nélkül tennél-vennél. Megszabadulsz azonban a piszkos munkától. Például attól, hogy hosszasan kutakodj azok után az emberek, dolgok és helyszínek után, akik tökéletesen megfelelnek az elképzelésednek. Egy jó szervező vagy kapásból tud ilyeneket ajánlani neked vagy felkutatja, neked pedig már csak választanod kell. Vagyis sok időt spórolsz, amit aztán fordíthatsz például egy kettesben töltött, romantikus hétvégére. Ez különösen jelentős, hogyha a lakhelyed és az esküvőd helyszíne között nagy a távolság, hiszen ebbe már sok menyasszony és vőlegény bicskája beletört az ismeretlen terep miatt és amiatt, hogy nem lehet csak úgy odaugrani és megnézni dolgokat.

A második félelem bizony nehéz és kényes kérdés. Több szempontból is. Egyrészt tény, hogy a szervezők szeretnek olyanokkal dolgozni, akikben megbíznak, mert már kipróbálták, bejáratták a közös munkát. Ez egyébként számodra nem feltétlenül hátrány, sőt ez egyfajta megnyugtató minőségi garancia is lehet. Ne feledd azt sem, hogy egy összeszokott csapat gyakran hatékonyabb is. Másrészt a hazai szolgáltatók jelentős részének feláll a szőr a hátán, hogyha egy esküvő szervező megkeresi, hogy dolgozzanak együtt. Miért? Igazából valószínűleg csak azért, mert a legtöbbük számára ez járatlan út; vannak sajnos szép számmal rossz tapasztalatok is; ráadásul többnyire azt is jelenti, hogy közvetítési díjat kell számára fizetnie. Szerintem ezzel nincs gond, hiszen dolgoztak azért, hogy hozzánk kerüljön a pár, de a legtöbben úgy vélik, hogy jogtalanul kérnek ezért bármit is. S bizony, vannak szolgáltatók, akik emiatt inkább rádobják azt a pluszt az árra.

A saját félelmünkről is muszáj beszélnem ennek kapcsán. A közvetítés eltávolít bennünket a pártól. Nem lesz annyira személyes, baráti a kapcsolatunk, ami pedig már félút a varázslatos képekig a mi esetünkben. Jóllehet – a jó szervező – tájékoztat bennünket pontosan mindenről és találkozunk is veletek – , valahogy mégis elveszik egy kapocs, ez köztetek és közte jön majd létre. Természetesen tapasztaltuk már az ellenkezőjét is, de nem ez az általános. Akadnak szép számmal olyan szolgáltatók is persze, akik ezt kifejezetten értékelik, hiszen így jobban tudnak a munkájukra, a szűken értelmezett saját kompetenciájukra koncentrálni, vagyis éppen ezáltal válnak hatékonyabbá.

Ami a költségeket illeti, tudnod kell, hogy többféle üzleti modellel dolgoznak az esküvő szervezők.

1. Vannak, akik tőletek nem kérnek plusz pénzt (esetleg azért, hogy az esküvőn is koordinálják az eseményeket – ez egyébként nagyon jó dolog, ha ügyes a szervező), a díjukat a szolgáltatói jutalékok adják ki. Előnyei: neked kvázi semmibe se kerül a segítség, a kvázi fix szolgáltatói csapat minőségi garanciát nyújthat. Hátránya: óvatosabbnak és körültekintőbbnek kell lenned a már említett szolgáltatói hozzáállás miatt; ezt csak halkan: és amiatt is, hogy nem Te fizeted a szervezőt, vagyis milyen alapon várhatsz el, esetleg kérhetsz számon bármit is?).
2. Vannak, akik fix összegeket kérnek (tanácsadásért, szervezésért, az esküvőn való irányításért stb.). Előnye: jól kalkulálható és számon kérhető, könnyebben bevonhatóak a különféle szolgáltatók. Hátránya: összességében drága lehet (persze a drága relatív, ezt ne feledd).
3. Vannak, akik kérnek szervezési díjat és közvetítési díjat is. Ez egy nagyon reális modell egyébként, mert így a teher általában valóban és reálisan eloszlik. Ráadásul, ha belegondolsz valójában mennyi munkaórát, mennyi benzinpénzt, mennyi más kiadást (villanyszámla, telefonszámla stb.) szán a szervező az esküvőtök tökéletesítésére (akár egy 1-2 éven át is dolgozhat nektek!), érthető is, hogy csak két forrás képes ezt finanszírozni itthon. Előnye: ez is jól tervezhető és számon kérhető, általában kisebb anyagi terhet ró rátok, a kvázi fix szolgáltatói csapat minőségi garanciát nyújt. Hátránya: a már említett részre hajlás.

Ma már sokan nevezik magukat esküvő szervezőnek (fotósnak is egyébként…), de semmivel sem jártasabbak ebben, mint egy átlagember, ezért fontos, hogy jól válassz. Azért is kell nagyon körültekintőnek lenned, mert létezik a „ló túlsó oldala”, vagyis az az esküvő szervező, aki már annyira tapasztalt, hogy azt hiszi, csakis az ő döntése, tanácsa helyes. Az arany középút viszont nagyon nagy segítségedre lehet, és megéri a plusz kiadást, mert busásan meg fog térülni számodra a befektetés!

Összefoglalva így válthatod a gyakorlatban valósággá az elképzeléseidet időgazdaságosan:

• Az álom a kapcsolódó feladatok végrehajtása által válik valósággá. Tudnod és tenned kell!
• Az esküvő szervezési támaszod az ESZÜ (esküvő szervezési ütemterv) lesz.
• Az ESZÜ napi feladatokból, hozzájuk rendelt határidőkből és végrehajtó személyekből áll össze.
• Sose feledd: nem az időnk kevés a feladatok végrehajtásához, hanem a felhasználási módszer rossz. A titok a jó időgazdálkodásban rejklik!
• Mielőtt lépnél, tervezd meg a lépésedet, így aztán sokkal kisebb lesz az esélye a megbotlásnak.
• Használj napi feladatlistákat, amiket már előző este elkészítesz.
• Mindig az értékrendszered irányítsa a céljaidat és napi feladatidat, azok a dolgok, amik valóban fontosak.
• A napi feladatokat rendezd fontossági sorrendbe a fontos-sürgős négyszög és az ABCD rangsorolást segítségül hívva.
• Amikor szeretnél egy-egy feladatot besorolni, mindig arra gondolj, hogy mi a következménye, ha nem végzed el.
• A feladatokhoz rendelj határidőket figyelembe véve azt, hogy egy feladat mindig kitölti a hozzá rendelt időintervallumot.
• A prioritások kialakításánál tartsd észben, hogy a ráfordítás 20 %-ából származik az eredmény 80 %-a, vagyis egy napra csak 3-4 olyan feladat jut, amit tényleg meg kell csinálnod, mert kulcsfontosságúak az előrejutásod szempontjából. Így aztán már nem is leszel idő szűkében, hiszen a 20 % belefér egy napba.
• Kezd a legkellemetlenebb feladatokkal, a legnagyobb békával. Ha azt lenyelted, már megkönnyebbülten csinálhatod a többit.
• A nagy feladatokat bontsd részekre, meglátod sok kicsit könnyebb megcsinálni, mint egyszerre egy hatalmasat.
• Egyszerre csak egy feladatot hajts végre, különben szétforgácsolódsz.
• Merj elengedni bizonyos feladatokat. A kevésbé fontosak elhalasztásával vagy elhagyásával, illetve azzal, hogy másokra bízod a végrehajtásukat.
• Ha jól delegálod a feladatokat, varázslatos eredményre számíthatsz, miközben egy csomó időt és energiát spórolsz magadnak.
• Ne félj esküvő szervezőt fogadni. Hogyha jól választasz nem luxus vagy felesleges szolgáltatás lesz majd, ahogy erről ma még sokan gondolkodnak, hanem egy busásan megtérülő befektetés.

A fentiek tudatában legközelebb elkészítünk egy konkrét minta ESZÜ-t!

Addig is kérdezz és írj bátran, hiszen ez a hatékonyság alapja!