Esküvői 1×1: információáramoltatás és az esküvői forgatókönyv

A leggyengébb láncszem az esküvő szervezésben az információhiány, ami aztán nagy káoszt okozhat. El sem tudom mondani, mennyire gyakran találkozom azzal a ténnyel, hogy csodálatosan megszervezett mindent a pár, csak éppen elfelejtették elmondani a vendégeknek, mire számítsanak, így aztán ott keringenek a vendégvárásnál teljesen tanácstalanul (mégha csak ott keringenének…); vagy egy szolgáltatónak, hogy megváltoztattak egy kulcsfontosságú helyszínt, vagy csak nagyvonalakban beszélték meg a zenekarral, mit várnak el tőlük, és ledöbbenek, ha megszólal a lakodalmas zene. Mi a szüleinket felejtettük el tájékoztatni arról, hogy hozzanak magukkal fürdőruhát, mert a nagyobb vendégseregnek szóló állófogadás után elmegyünk 2 órára fotózkodni, amikor ők bátran pancsolhatnak a medencében. Szegények, nem hoztak. Így aztán, amíg a barátaink vígan lubickoltak, jól is esett a hőségben, amit az esküvőnk napjára megnyertünk magunknak, a családunk levegő után kapkodva ücsörgött, jó esetben az árnyékban. A barátainknak életre szóló élmény volt, a családnak túlélendő pár óra.

Azzal kezdtük, hogy tudnod kell, mit akarsz, mi a vágyad, az álmod. Az esküvő viszont az a speciális eset, amikor másoknak is tudnia kell. Mindenkinek a saját feladatát érintően tökéletesen részletesen, de az egészet illetően is, kell, hogy képet adj. Ha kell, mond el többször is, máshogyan, ha elsőre nem érti.

A szolgáltatókkal beszélj meg minél több részletet már az első találkozás során. Ezt követően pedig rendszeresen értesítsd őket a változásokról, fejleményekről. Mivel azonban ők egyszerre több eseményt kell, hogy figyelemmel kísérjenek, számolnod kell azzal, hogy sok változás esetén egyszerűen elvesztik a fonalat. Vagyis az esküvő előtt legkésőbb 1-2 héttel küldj nekik egy végleges és részletes összefoglalót.

A vendégek tájékoztatására az első és legjobb alkalom az, amikor átadjátok a meghívót. Meséljétek el, hogy mire számíthatnak. Ne feledkezzetek meg a tervek mellett pontos információt nyújtani arról sem, hogy hány órára kell érkezniük és hogyan találnak oda az esküvő helyszínére. Mivel feledékenyek vagyunk mi emberek, jó, ha a meghívó útvonaltervet is tartalmaz a főbb események és időpontok megjelölése mellett. Tájékoztasd arról is őket, hogy milyen öltözékben érdemes jönniük, amit meghatároz a szertartások és a vacsora időpontja, helye. Hogyha késő délutáni, szabadtéri szertartást tervezel, akkor például lehet, hogy lehűl már a levegő, szóval érdemes kiskabátot is hozniuk vagy ragyogó napsütésben, árnyék nélküli helyre valamilyen kalapot, napernyőt. Fontos információ számukra az is, hogy hogyan készüljenek a nászajándék kapcsán. Nem ciki megmondani, ha pénzt szeretnétek és arról is tudniuk kell, hogy lesz-e menyasszonytánc.

Írj forgatókönyvet, amire mindenki támaszkodhat (elsősorban Ti, a szolgáltatók és a szervezésben résztvevő segítők). Ez nem az ESZÜ, ez az esküvőd részletes programja időpontokkal, eseményekkel, helyszínekkel, feladatokkal.

A jó forgatókönyv:

• Tartalmazza az összes fontos eseményt
• Az egyes események pontos időpontját és időintervallumát (de! ne akarj minden percet pontosan beosztani, mert azt nem fogod tudni tartani), beleértve azt is, hogy ki mikor érkezik és távozik
• Minden főbb feladatot , ami az események gördülékeny lebonyolításához tartozik
• A feladatok felelőseit
• Az elérhetőségeket, a pontos címeket
• Minden olyan kiegészítő információt, ami szükséges lehet egy-egy feladat elvégzéséhez (pl.: valakit szeretnétek felköszönteni, mert éppen aznap van születésnapja, ilyenkor érdemes leírni, hogy hol ül majd az illető amellett, hogy hány órakor várjátok a tortát és az mikor érkezik majd meg az étterembe, valamint ki veszi át)

Készítettem neked egy mintát, amit innen letölthetsz:

Esküvői forgatókönyv minta

(Amennyiben a letöltéssel gond lenne, a következő linken érhető el: https://www.fenylabor.hu/Eskuvoi-forgatokonyv-minta-fenylabor.xlsx)

Vannak természetesen meglepetések, amiket egy-egy vendégnek vagy a násznépnek szánsz. Értelemszerűen az egészből ezt náluk kihagyod, mindenki másnak viszont el kell mondanod. Például azért, mert előfordulhat, hogy az egyedül lévő videós éppen akkor elmegy mosdóba, amikor előtárod csodálatos és megismételhetetlen meglepetésedet a szüleidnek. rendben, hogy őket váratlanul éri, node azt, akinek meg kellene ezt örökíteni?

Az információ-áramoltatás másik oldala az, hogy mértéket is kell tudnod tartani. A legtöbben annyira nagyon lelkesek és izgatottak, hogy csak az esküvőről tudnak beszélni mindenkinek. No, ez egy idő után nagyon idegesítő. Azt éred el vele, hogy a legjobb barátod sem akar már hallani az esküvődről többet. Másrészt, a lelkednek is megterhelő, ha folyton csak ezen pörögsz. Elfáradsz. Nem kell, hogy a szervezés időszakának minden pillanata az esküvő körül keringjen.

Azt mond, ami fontos, de az legyen pontos és kellően részletes. Azt tedd, ami éppen az aktuálisan meghatározott feladatod.

Hogyha a szervezés időszakában minden lényeges információt átadtál azoknak, akiket érint, rengeteg tehertől mentesülsz majd a nagy napon. Elkerülheted azt például, hogy a vendégek hívogassanak a pontos útvonallal kapcsolatban, miközben éppen a sminked készül. Vagy azt, hogy a szolgáltatók egész nap kérdezgessék, mi a következő lépés, mit hogy szeretnél. Az esküvő napján el kell engedned a szervezés ügyes-bajos dolgait. Ezt megfelelő előkészületek és információátadás mellett tudod csak megtenni. Ha nem teszed, egész egyszerűen nem fogod élvezni azt a napot, amire sok-sok hónapon keresztül annyira készültél. Akkor pedig mi értelme az egésznek?

Összegezve

• Hiába álmodtál meg mindent tudatosan és pontosan, ha a terveidről csak te tudsz, sosem válhat valóra
• Ahhoz, hogy minden gördülékeny legyen, tájékoztatnod kell a résztvevő szolgáltatókat és a vendégeket is: a pontos időpontokról, a várható eseményekről és azok menetéről, a pontos címekről és minden hasznos egyéb tudnivalóról.
• A szolgáltatókkal és a szervezésben résztvevőkkel tisztázd le minél pontosabban, hogy kinek mi a feladatköre, miért, mikortól és meddig felelős.
• Oszd meg minden érintettel a feladatban még résztvevők elérhetőségét.
• A vendégeknek nyújts már a meghívó átadásakor precíz információt a helyszínről és időpontokról, adj támaszt nekik a nászajándék és az öltözködés kapcsán. Kérdezd meg őket arról, hogy van-e valamilyen speciális kívánságuk (pl. vegetáriánus menü, gyermekmegőrzés)
• Mindenkit tájékoztass rendszeres időközönként a fejleményekről, változásokról, de mindig küldj egy végleges összefoglalót.
• Készíts forgatókönyvet: eseményekkel, időpontokkal, felelősökkel.
• Ha mindenkit megfelelően tájékoztattál a teendőiről és a várható eseményekről, akkor megszabadulsz az esküvő napján oly súlyos és felesleges szervezkedési terhektől.

Az előző részek: